Seruan pembatasan sosial oleh pemerintah merubah pola kerja yang sekarang banyak dilakukan di rumah. Penggunaan aplikasi video meeting seperti Zoom untuk melakukan pertemuan secara online semakin meningkat . Namun bahaya terkait privasi membayangi penggunaan Zoom. Salah satunya adalah zoombombing. Kita di sini akan menyuguhkan Tips Mencegah Zoombombing dan menjaga keamanan pengguna.
Zoombombing
Istilah Zoombombing mengacu pada kejahatan yang dilakukan orang-orang dengan memanfaatkan fitur screen sharing di Zoom. Mereka tanpa seijin host (penggagas meeting) mengumbar video atau gambar tak senonoh, menyampaikan pesan-pesan negatif seperti hoaks, kebencian, rasis, hingga ancaman.
Kasus Zoombombing terbaru terjadi saat diskusi online yang diselenggarakan oleh Wantiknas (Dewan Teknologi Informasi dan Komunikasi Nasional). Kegiatan diskusi online yang diselenggarakan oleh Dewan Teknologi, Informasi, dan Komunikasi Nasional (Wantiknas) melalui video conference Zoom disusupi pihak asing (zoombombing).
Di tengah diskusi via Zoom, pelaku membagikan 2 video yang tak patut ditonton di layar. Pelaku juga mengambil alih layar diskusi yang saat itu diikuti oleh sekitar 100 peserta sehingga kegiatan tersebut pun sempat dihentikan.
Tips Mencegah Zoombombing dan Mengamankan Meeting
Zoombombing mengeksploitasi fitur screen sharing. Zoom sebenarnya memiliki beberapa fitur pengaman, namun fitur tersebut tidak diaktifkan secara default.
Zoom merespon hal tersebut dengan meluncurkan tombol keamanan baru yang mudah dilihat dan memberikan host akses yang lebih cepat ke tool yang mereka butuhkan. Perlu dicatat bahwa tidak semua fitur keamanan tersedia bagi pengguna zoom versi gratis. Berikut tips mencegah zoombombing dan meningkatkan keamanan Zoom selama meeting untuk aplikasi PC.
1. Update aplikasi Zoom
Salah satu Tips Mencegah Zoombombing adalah dengan melakukan update. Jika Anda ingin melihat opsi Keamanan baru di meeting toolbar saat Anda menjadi host rapat, Anda harus memperbarui aplikasi Zoom. Periksa dan instal pembaruan pada semua perangkat (PC, tablet, smartphone) dimana Anda menggunakan Zoom.
2. Gunakan Unique ID dan Kata Sandi (Password)
Saat Anda membuat akun, Zoom menyediakan Personal Meeting ID (PMI). PMI berupa kode numerik yang dapat Anda berikan kepada orang-orang ketika Anda ingin melakukan video meeting dengan mereka. Namun selain PMI, Anda memiliki opsi kedua yaitu dengan membuat Unique ID (ID unik) sendiri. Lalu apa bedanya?
PMI berguna dalam situasi tertentu. Bagus digunakan untuk pertemuan berulang dengan kelompok kecil, seperti pertemuan tim mingguan atau meeting personal. Anda dapat menggunakannya berulang kali, dan tidak pernah kedaluwarsa, sehingga orang dapat bergabung tanpa harus memburu kode atau tautan masuk minggu ini karena kode PMI selalu sama.
Namun, begitu Anda menyebarkan PMI Anda, siapapun yang tahu dapat mencoba masuk ke rapat Anda kapan saja. Jika seseorang tahu Anda harus menghadiri rapat dan memiliki PMI, maka sangat mudah bagi orang tersebut untuk menghentikannya.
Unique ID akan berbeda setiap kali Anda mengadakan pertemuan baru. Jadi secara teori lebih aman.
Ada satu lapisan keamanan lagi yang dapat Anda tambahkan di sini, yaitu kata sandi atau password.
Sebelumnya, ketika Anda menjadwalkan rapat Zoom, aplikasi hanya akan menggunakan PMI Anda tanpa kata sandi. Nah sekarang setingannya ditukar.
Secara default, Unique ID akan hadir dengan kata sandi yang dihasilkan Zoom secara otomatis. Anda dapat mengubah kata sandi itu jika mau. Anda juga memiliki pilihan untuk menambahkan kata sandi ke PMI. Dalam hal ini, Anda harus memilih kata sandi sendiri, karena Zoom tidak meneydiakans ecara otomatis. Setelah Anda menetapkan kata sandi untuk meeting PMI, semua rapat yang akan Anda lakukans elanjutnya akan mensyaratkan password juga.
3. Membuat Waiting Room
Tips Mencegah Zoombombing lainnya adalah dengan membuat Waiting Room. Panggilan Zoom dapat dimulai dengan dua cara. Pertama saat orang pertama masuk ke meeting, dan kedua saat tuan rumah memulai. Untuk kelompok kecil orang yang saling kenal, biasanya orang masuk dan berbicara ringan sambil menunggu orang lain bergabung. Chit-chat bisa bermanfaat, terutama bagi pekerja jarak jauh dan teman sekelas yang tidak sering bertatap muka satu sama lain.
Yang kedua, untuk beberapa jenis meeting, Anda mungkin tidak ingin membiarkan peserta mengobrol satu sama lain atau tidak ingin rapat dimulai sampai Anda sebagai tuan rumah siap.
Untuk tipe meeting yang kedua, solusinya adalah membuat waiting room (ruang tunggu) Zoom. Ketika peserta login ke rapat, mereka akan melihat layar waiting room yang dapat dicustomize, misalnya dengan menambahkan banner rapat. Mereka tidak dapat menerima panggilan sampai Anda sebagai tuan rumah, membiarkan mereka masuk. Anda dapat mengizinkan mereka masuk semua atau satu per satu. Ini berguna jika Anda melihat ada orang tak diundang masuk di waiting room, Anda bisa mencegahnya.
Tombol Keamanan baru memiliki opsi untuk mengaktifkan waiting room setelah panggilan Anda dimulai. Membuat waiting room dapat mencegah siapa pun muncul di panggilan Anda secara tidak terduga.
4. Pastikan Hanya Host yang dapat Melakukan Screen Sharing
Jangan biarkan siapapun membajak layar selama panggilan Zoom. Untuk mencegahnya, pastikan pengaturan yang menunjukkan bahwa satu-satunya orang yang diizinkan berbagi layar adalah host.
Anda dapat mengaktifkan pengaturan ini sebelum meeting dimulai atau saat panggilan berlangsung.
Di awal, buka portal web Zoom (bukan aplikasi desktop) dan dalam pengaturan navigasikan ke Personal > Settings > In Meeting (Basic) dan cari opsi Screen sharing. Periksa opsi yang hanya dapat dibagikan oleh tuan rumah.
Selama meeting berlangsung, Anda dapat menggunakan tombol Keamanan untuk mengubah pengaturan. Anda juga dapat mengklik ikon yang menghadap ke atas di sebelah Screen sharing dan pilih Advanced Sharing Options. Di sana, pilih untuk hanya membiarkan tuan rumah (host) saja yang berbagi.
Saat berbagi layar atau gambar, Zoom memiliki fitur yang memungkinkan peserta membubuhkan catatan di dalamnya. Untuk kolaborasi dan menyatukan ide, hal ini menarik. Namun buat orang yang usil, hal ini bisa menjadi sebuah ‘panggilan’ bagi mereka untuk melakukan bombing. Anda bisa mematikan fitur ini di bagian Meeting (basic) di akun web Anda.
5. Membuat Invite-Only Meeting
Salah satu cara untuk membatasi siapa saja yang dapat bergabung dengan panggilan Zoom Anda adalah menjadikannya Invite-Only Meeting atau rapat khusus undangan. Itu berarti orang yang dapat bergabung dengan panggilan adalah mereka yang Anda undang, dan mereka harus masuk menggunakan alamat email yang sama dengan yang Anda gunakan untuk mengundang mereka.
Ada beberapa cara Anda dapat menerapkan rapat khusus undangan, tergantung pada jenis akun yang Anda miliki. Fitur ini ada di pengaturan Aujthentification Profile (profil otentikasi).
Setelah pengaturan itu diaktifkan, siapa pun yang mencoba bergabung dengan rapat Anda akan melihat pemberitahuan di layar yang memberi tahu mereka bahwa rapat itu hanya untuk peserta yang berwenang. Oh ya, layanan ini hanya ada di akun Zoom berbayar.
6. Kunci Meeting Begitu Dimulai
Jika Anda telah mengawali meeting dan semua undangan sudah bergabung, segera kunci meeting sehingga partisipan baru tidak bisa masuk. Caranya, saat meeting berlangsung arahkan navigasi ke bagian bawah layar dan klik Participants. Panel Peserta akan terbuka. Kemudian di bagian bawah, pilih More > Lock Meeting.
7. Kick atau Hold Peserta Meeting
Terkadang ada partisipan meeting yang berulah atau berbuat yang mengganggu. Anda sebagai host memiliki kuasa untuk mengeluarkan mereka (kick) atau menahannya (hold).
Untuk mengeluarkan peserta, arahkan mouse ke peserta yang ada di panel bagian kanan. Setelah muncul opsi, pilih Remove.
Jika Anda membuat kesalahan, Anda masih bisa mengijinkan partisipan meeting yang dileuarkan untuk bergabung kembali (rejoin). Anda bisa mengaktifkan fitur tersebut dengan masuk ke portal web zoom, masuk ke menu Settings > Meeting > In-Meeting (Basic) > Pilih Allow removed participants to rejoin.
Untuk menahan partisipan agar tidak aktif di meeting, Anda bisa menggunakan fitur Hold. Cari thumbnail video partisipan yang ingin Anda tahah, kemudian klik image video dan pilih Start Atendee on Hold. Anda bisa melepas fitur ini dengan menekan opsi Take Off Hold di panel partisipan.
8. Menonaktifkan Kamera Peserta
Host dapat mematikan kamera peserta manapun. Jika seseorang bersikap kasar atau tidak pantas di meeting Zoom, atau video mereka memiliki beberapa masalah teknis, tuan rumah dapat membuka panel Peserta dan mengklik ikon kamera video di sebelah nama orang tersebut.
9. Mencegah Kiriman Animasi GIF dan File Lainnya di Chat
Di area chat Zoom, peserta dapat berbagi file, termasuk gambar dan GIF animasi. Jika Anda tidak menginginkannya, pastikan untuk menonaktifkan transfer file. Secara default fitur ini aktif, jadi Anda harus menonaktifkannya.
Untuk rapat yang diinisiasi oleh Anda sendiri, buka Setting di aplikasi Zoom versi Web (bukan aplikasi desktop). Di bagian sebelah kiri, masuk ke Personal> Setting. Kemudian klik In Meeting (Basic). Gulir ke bawah sedikit lebih jauh hingga Anda melihat File Transfer. Di sini Anda dapat menonaktifkan opsi berbagi file.
Administrator akun Zoom berbayar memiliki lebih banyak opsi untuk cara menonaktifkan transfer file untuk rapat atau grup tertentu.
10. Mengatur Siapa Saja yang Bisa Chatting
Jika Anda menerima panggilan Zoom dan mengundang orang asing untuk bergabung, seseorang di meeting Anda dapat mengganggu peserta lain dengan mengirimkannya pesan pribadi. Atau orang-orang mulai berbicara di belakang Anda tanpa terkontrol. Anda dapat mencegah situasi ini dengan menonaktifkan fitur private chat (obrolan pribadi). Saat Anda menonaktifkan obrolan pribadi, itu tidak memengaruhi obrolan publik, yang dapat dilihat dan diikuti oleh semua orang yang gabung di meeting Zoom.
Buka Setting di aplikasi web Zoom (bukan di aplikasi desktop). Di bagian kiri, masuk ke menu Personal> Setting. Kemudian klik In Meeting (Basic). Gulir sampai Anda melihat Private chat. Saat tombol berwarna abu-abu, berarti fitur itu dinonaktifkan.
Anda mungkin ingin mengelola chat dengan cara lain juga. Dari meeting aktif, masuk ke ikon Chat di toolbar bagian bawah. Panel Chatting akan terbuka di sisi kanan. Di bagian bawah, klik pada tiga titik dan putuskan dengan siapa saja peserta dapat mengobrol: No one (tak satupun peserta), Host only (tuan rumah saja), atau Everyone (semua orang).
